먼저 사전준비....
1. 회의해야 할 일이 있을 경우, 약2주일 전에 스케쥴을 확인하고 날짜를 정한다.
2. 참석가능인원을 확인하고 회의장소를 물색한다.
3. 회의장소를 예약하고, 회의공고를 참석예정자에게 메일로 공지한다.(약1주일전)
4. 회의에 필요한 자료를 준비한다.(원활한 회의진행을 위해 사전조율필요)
5. 회의자료를 개최일 3일전-빠를수록 좋다-에 참석자들에게 전송하고, 이때, 최종참석여부를 확인한다.
6. 회의전날 확인을 위해 공지메일을 보낸다.
회의당일은 정장차림으로 명함을 챙겨둔다.
1. 회의장소에 먼저 가서 참석자를 맞이할 준비를 한다.
2. 차(커피)를 준비한다.
3. 참석자와 인사를 나누면서 명함을 교환한다.
4. 자리에 앉아서 참석자의 명함을 자기자리에 나열해둔다.
참석자의 좌석순과 동일한 순서로 배열한다.
5. 인사말을 하면서 회의시작을 알린다.
5. 회의목적을 간단하고 이야기하고
6. 회의내용을 순서대로 진행한다.
7. 회의목적에 맞게 회의가 진행되었음을 알리고,
8. 회의참석에 대한 감사와 협력을 부탁하며 회의종료를 알린다.
9. 회의를 마친뒤 인사를 나누며 배웅한다.
10. 의사록을 작성하여 회의결과메일에 첨부하여 참석자와 관련자에게 보낸다.
11. 상사에게 보고하고 회의결과에 따른 업묵스케쥴을 조정한다.
대충 이정도... 여기서 의사록에 이의가 제기되면 메일로 조정하고, 조정결과를 반영한 의사록을 재전송하는거...
힘들지 않냐? 회의하나하는데도...
그래도 이게 얘들 나름대로의 방식이니깐...
일본에 있는 동안에는 내가 하라는대로 한다.
Posted by 돈마니
